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90后会议人,如何策划一场千万级的会议

2018/8/10 来源:其他 关键词:会议人 策划会议 赛诺讯学习型会展组织者交流大会

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Simba Events董事长贝拉)

 

编者按:

201882-3日,赛诺迅学习型会展组织者交流大会在上海举行,这是前两天沪上最大的会展人的集体学习与交流的盛会。本次盛会请到了很多重量级的嘉宾分享行业经验,探讨未来的发展模式。其中,有一个主题很特殊,那就是90后会议人如何策划一场千万级会议》。这个话题的分享者是Simba Events(上海辛巴商务咨询有限公司)董事长贝拉(Isabella Hsu),据当天分享者说,贝拉的演讲结束之后,迅速成了当场的网红。经演讲人贝拉以及组织者马国宜老师同意,将其演讲内容首发刊登在会议圈,以飨读者。

 

贝拉的演讲正文:

早上好各位,相比很多的朋友,我们真的是一穷二白:没人、没钱、没背景,连前台都没有。今天我和大家分享的这个题目,应该改成“一穷二白的90后会议人,如何策划一场千万级的会议”。我们主要是做论坛的,今天我们讲清楚这个问题就好。第一个给大家介绍一下我们的团队;第二个是关于我们怎么样做一场商业论坛。

 

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FBIF团队照片

 

先看一下我们的团队,右边是我们的工作人员和实习生的一张合影。我们的公司2013年成立,我们一年只做一个会议,就是食品和饮料,相比其他的会议公司,我们这一点还是不太一样的,不会涉及很多的产业。那接下来,我和大家分享一组数据,大家可能会说马老师为什么要请你来呢,你们的会议是不是赚钱呢,一年一个会议,你们怎么活呢?

 

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FBIF会议增长趋势

 

这是我们的FBIF参会人数的增长,大家可能会很关心我们的营收是多少,这个项目从2014年的174万,到2018年达到的1082万(会议部分,不包含媒体),明年的1600万是我们的目标,万一我们明年做不到,降低了,那明年的分享可以改成“作死的90后,怎么样把千万的会议做成百万的”。

   

2014年的时候,我们的赞助商只有9家,2018年的时候是93家,我们基本上在前期的时候是不会鼓励销售去主动卖赞助的。这一张图(最后一张表)我不知道大家有没有注意到一个细节,我们管它叫品牌商的参会比例,因为我们在做商业会议的时候其实有一个指标(品牌商比例),我不知道大家是不是会关注到,就是在这个产业链条里面,甲方的品牌是一个很重要的参会群体,比如说开一个石化的会议,像巴斯夫、中石化、埃克森美孚这样的企业都不来,那你这个会议的质量,可能会有一点令人担忧。所以在我们做项目的考核上,品牌商的比例是我们非常看重的指标,至少是要保持50%以上。据有关统计表明,中国每年超过500人以上的会议有500万场,这个数字很大。食品和饮料的话,至少没有一万也有上千了,那FBIF怎么样从这一千场的会议中脱颖而出呢?

 

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FBIF2018

 

来之前马老师问了我一个问题,说你们FBIF成功的要素是什么?我回答的是信念、执行力和创造力。创造力和执行力,可能我说完了以后,你们也会有一点失望,大家脑海中的创造力和执行力,可能是关于是不是出奇制胜,你们是不是有特别棒的人才,或者idea也非常的好,有很多的好点子,其实都不是。

   

因为,我们所谓的创造力的本质其实很简单,就是发现问题和改进问题。一个会议公司根据职能的不同,我们把它分成这么几个部门:策划部,销售部、市场部、媒体部,以及提供会议体验服务保障的会务部。一个团队的合作,单单靠一个部门改进,其实是不太够的,而是应该每一个部门都做得非常好。在大部分的会议公司,销售部门就是最大的部门,有一句话叫“没有不好的产品,只有不好的销售”,我觉得这真的是一句巨毒的鸡汤(笑声)。我们最重要的一个部门就是策划部,因为会议现场这么多重量级的嘉宾,他们花三五天飞来飞去,如果你不能提供很有价值的分享的话,那就是浪费钱,更浪费他们的时间,他们明年也不可能再来了。

   

我们策划部发现了一些什么问题,做了一些什么改进呢?在做会议策划的时候,产品这一块有一个很重要的问题,就是同质化非常的严重,并且把会开得非常无趣;还有销售端又出现了什么样的问题呢,就是甲方的品牌数比例非常低,客户的粘性很小;媒体市场部的话,通常一个会议的宣传内容,就是什么会要开了,来的是什么嘉宾,赞助商有哪一些,缺乏很有深度的内容挖掘,这是我们发现的问题。还有就是会议后勤的问题,设施不能满足要求,同传的质量不好,如果你把前面的三个做好了,你就可以赚到钱,赚到钱了,就可以买到更好的服务。

   

怎样开发话题?

 

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FBIF部分原创话题

 


我们先说第一个,关于话题开发的问题,大家可以回想一下,一个公司在做会议产品的时候,你问一下你们的策划,一年会花多长的时间去搜集信息生成话题,通常的话,一个策划一年之中要做四个项目,所以留给他策划的时间是非常的少的,可能一个月就要出议程了,但是在我们这里了话,Simba团队的策划组是全年搜集信息,集中精力三个月出议题。别人讲什么,我们就讲什么,可能你的策划在电脑上搜一搜,讲食品安全这是一个大的问题,反正就是什么热的话题就追什么,但是我们不是这么做的,在选题的时候,我们就刻意的避开了同质化,我们没有说食品安全的问题,而是选了三块大家没有重视的,关于产品创新、食品的营销和食品包装。我们特意的避开了传统的竞争,也就是想要差异化的去发展。

 

方向定了以后,怎么样去选题呢,是看一下全球别人开了什么会,说了一些什么话题,东凑一个西凑一个吗,不是。

  

这是我们话题中的一小部分,在Simba的会议上,我们每一个议题,几乎都是由我们策划组自己来撰写,基本上在别的会议上,你是看不到的,这是我们做产品的比较独特化的一个地方,自己去挖掘,自己去分析,不要让你的策划,一年去做三四个项目,这样子他很累,根本就没有时间研究整个行业,也写不出深刻的话题,也吸引不到甲方来参加。

 

如何邀请嘉宾?

 

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FBIF部分嘉宾

 

对于会议产品来说,话题很重要,那还有一块特别重要的,就是有什么样的人来讲你的话题。这个很好理解,比如我说一个新零售的话题,那你说我是请一个普通商店店长来讲,还是请阿里巴巴的VP或者是CEO来说呢,那肯定是后者。我们还有很出色的地方就是演讲嘉宾的邀请,请嘉宾的话,我不知道大家在策划会议的时候,会花多少的心思?比如说三只松鼠的创始人,我花了1095天来请他,被拒绝了无数次,想了无数的方法。包括联合利华的创始人,我们花了五年来攻克,最终也是请到了,所以在请嘉宾的时候,我们是使命必达,我们定了目标,觉得他是一个有价值的嘉宾,我们就会一直跟踪。包括农夫山泉的钟总,我花了六年的时间去请他,反正我一辈子都会在这个行业,在有生之年我一定会请到他2018年的1月份我拜访到了钟总,他也给了我一个小的承诺,还是挺有效果的。

   

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嘉宾邀请流程

 

我的做法是把这五步一步一步做全,基本上一位嘉宾就过来了,你们觉得很精彩的东西,其实背后是一个非常非常枯燥的本质,就好象是我们看大千世界这么多的物质,包罗万象,其实本质就是一个粒子围绕着一个粒子年复一年,日复一日的转,我们请嘉宾就是这么做的。

   

有趣的会议形式与互动

 

接下来我想说一下,除了好的话题和形式之外,在现场,你还要有一个好的呈现,有一个好的形式,这样你的嘉宾在现场就不会枯燥,我们内部的口号“嘉宾参加我们的会议不喝咖啡也不会睡着”。不管这个人是CEO,经理,不管他是20岁,还是40岁,每一个人的心中都藏着一个孩子,我们要尊重人性,不能开成是很教条形式的会议。所以要做很多好玩的。在我们的现场,我们会很明确的告诉嘉宾,你想认识他没有关系,勇敢的和他说:我很想认识你,我很喜欢你的什么什么。一位职场新人,告诉一帮大佬,看起来很傻很天真,但是其实这是很重要的,我们一直会强调平等沟通,不管你是怎么样的级别,把这些都放弃,在会上就自在的交流就好。

   

除了鼓励大家开放的沟通之外,我们还会做很多其他的策划,比如说像赛事的策划,那很多的人可能做着做着就会走到沟里去了,接受赞助,谁给我赞助我就给谁颁奖,含金量高不高也不会去想。我们做赛事的话,第一个会看重评委老师,我们会去全球请最好的设计师,大品牌来做评委。还有包括很多细节的设计,我们每一个细节,都会做的非常的有诚意,我们做包装的奖项,我们就会认真的做我们的奖杯,所有的奖项都不接受赞助,所有的打分制都是公开透明的,这样子所有的人会觉得你的奖做的非常的有含金量,才会越做越大。

   

我们要不断的去挖掘,会议的话,很容易开的无聊,但是我们可以借鉴展览的一些优点,比如说昨天Martin分享的C2有很多互动的设计,做的特别的好,还有包括游戏展、动漫展,所以在现场的话我们也会不折手段的做一些好玩的事,比如说做一些品酒会,做一些烘焙,把好玩的搬来我们的现场给大家体验。

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实物展示

 

下面这一排(上图)是我们做的实物展示,你去讲这个产品怎么怎么好,包装怎么怎么漂亮,但是很多产品还没有在中国上市怎么办呢?那我们就去人肉背回来,或者是找代购买回来,真真切切地摆在他的面前,这样子他就会有一个实在的体会。做这些都是挺不容易的,这些都是花钱但不一定有直接产出的事,但我们觉得还是很值得的。

   

怎么请到甲方?

 


接下来我想说一下我们是怎么请到这么多的甲方的。很多时候,甲方就是不愿意花钱来参会,但是事实上,我觉得这个是可以调整的,我们只做了一个动作,就让我们销售部的同事乐意地去请甲方了。在一般的会议公司,你的销售组看重的是什么,当然是提成了,我们把提成制度和他们的表现紧密结合起来。通常情况下,可能是一个销售卖的销售额越多,拿的提成会越高,但是在Simba我们不是这样子的。最重要的是看他有多大的能力把这个行业重要的甲方品牌请过来,我们是以这个为指标去计算提成的,品牌客户来了,我们的赞助商也就更容易进来了。这就是我们抓的一个本质,先把最核心的那个问题解决了,后面的就是顺其自然的事情了。

   

说到客户粘性小,可能很多做过销售的同事都会有的反馈,一年之中你根本没有怎么联络客户,等开会的时候,你就想起了他,通知他来开会,开完了会又不见了,第二年再打电话给他。但是我们不是这样子的,开会就是3天,其他的360多天,你要做什么东西,给他提供一些什么有价值的服务去粘住他呢?

 

会后报告

 


这是我们的会后报告,我们会根据论坛上呈现的内容,花上二个月的时间,中英文的全部的把它呈现出来,按照麦肯锡的风格去进行编排,分享给我们的行业嘉宾,甚至是没有参会的嘉宾,我们也会免费分享,这样子他们会觉得挺好的,事后也会来看一下。这是我们其中的某一页,会花二个月的人力,十几万费用(全职、兼职、相关供应商)去速记、排版、翻译,这些事情只有投入,没有直接的产出,但是我们觉得它很重要,觉得这是对的事情,只要是对的事情,那我们就去做,做完了以后我们就发现整个都对了。

 

另外一个是我们的社群,很多的客户在现场会有各种各样的需求,我们会进行统计,来参加会议的嘉宾,60%是冲着学习来的,另外的40%是冲着社交来的。我们在会场上,2000多人参加,但是我们只有15个人的小团队,根本没有办法在会上充分的满足他们的需求,基于这么一个没有被满足的需求,我们就开创了我们的社群,现在FBIF400个相关的群,行业重要的人,我们都会邀请进去。他们有一些什么需求就可以在群里提问,行业的专家就可以分享各种专业知识,客户会主动去帮助客户,并且他们比我们专业,这样也为我们节省了很多的工作。

 

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FBIF订阅号内容

 



另外一方面呢,我们还有一项增值服务就是通过订阅号、社群持续的分享行业信息,其实我们的出发点就是为了满足客户的需求去做的,这么做了以后,我们就会发现,形成了很好的引流的作用,这一点还是蛮好用的,同时,我们还要注重培养我们的团队的专业化的技能和素质,比如我这里举出来的这些文章,都是我们公司的同事自己写的,包括我的合伙人Mote,转载数也很多,他写了以后,就有很多的投资人和散户来加他,说他对这个行业好有见解,是不是可以推荐几个股票(笑声),包括企业的同事也一直在引用里面的观点,所以专业化很重要,虽然我们并不是食品专业出生的,但是一定要培养自己对于这一方面的见解,要把自己往专家型的路径上走,这样子才会影响到行业的人,这个是很重要的。

   

我们的媒体和其他行业媒体来比,我们做得并不出色,但是我们做得比较好的是会站在媒体的角度上去深度挖掘媒体自己的诉求,然后结合优质的嘉宾做好的内容输出,因为你谈媒体伙伴的时候,你不能只是注重发文章,发稿子,而是要站在他的角度,他关心的是什么,比如说他想关注乳品行业的东西,那你就把这个会上所有和乳品相关的专家,嘉宾,包括背后好的故事推荐给他,做优质的内容输出,这样子才能影响到更多的人

   


我是88年的,不算是真正的90后,但是我们团队的平均年龄是25.6岁,所以确实是一支90后打造的会议,希望大家可以相互学习,共同把会展行业做得更好,这对大家来说都是非常有帮助的,因为会展行业发展好了,我们就可以吸引到更多人才加入这个行业。

   

谢谢大家!


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演讲结束后贝拉被现场嘉宾围住提问

 

关于学习型会展组织者交流大会

 

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学习型会展组织者交流大会赛现场

 

201882-3日,赛诺迅学习型会展组织者交流大会在上海阿纳迪酒店顺利举行。

 

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(左二为马老师,图片来自马老师朋友圈)

赛诺迅学习型会展组织者交流大会是追求精进的会展组织者在收获经验、拓展视野、激发动力的学习交流平台,已经有五年的历史,一直以创新、聚合、实效吸引多行业决策者参与。据创始人——赛诺迅负责人马国宜介绍,通过每年一届的交流大会萃取到能启迪“学习型会展组织者”在当下最需要的“智慧”,就是这个活动有别于其他会议的地方。


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