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干货 | 2万字长文,说清颁奖晚宴那些事儿(第二篇)

2018/12/24 来源:原创 关键词:如何创造完美的活动气氛 选择多功能厅要注意什么

作者:PATTI J. SHOCK  

内容转自:会议圈


狭长的多功能厅

狭长的多功能厅会带来“保龄球走道”效应,这种长方形的会议室妨碍了了客人的交流与移动。也会影响服务质量,因为许多客人往往会倾向于聚集在会议室的一端,导致一端的餐台可能非常繁忙,另一段确只有几个客人。

 

与此同时,将扬声器放置在长形的会议室中间也是困难的,尽管扬声器也可以安装在长边的中间位置,视听的效果也大打折扣。

 

柱子

在功能室中,柱子都不好,因为柱子阻挡了视线。如果在活动期间有演讲者或视听演示,效果更差。一些边缘的柱子是可以接受的,但是太多了会影响活动质量。

 

场地和餐饮服务商可能提供布置的建议,以尽量减少负面影响。例如,可以在一些装饰的柱子之间安排自助餐台,这可以增强房间的外观。或者可以使用镂空的半月型餐台将自助餐包裹在柱子周围。

 

入口和抵达口

通常多功能室有足够数量的入口和出口,因为当地的防火法规需要这样。

 

如果您安排了扬声器和/或视听演示,您还需要知道将设备运入和运出多功能厅是否容易,比如有无货梯,走道是否需要铺地毯。

 

部分会议室设有户外入口和装卸处。如果会议室不在地面层,是否有大型货梯可以运输大件物品,甚至是轿车等重物。

 

主桌的位置

讲台或主桌不应放置于入口附近,因为来往的移动会打搅演讲人。如果有视频或PPT演讲,请尝试将讲台设置为远离门的舞台的一边,这样后来者就不会在演讲人的前面走过并打搅演讲。

 

自然光

如果是视听演讲,您需要最大限度地减少环境光线的光量(即,尽可能边自然光从门缝,窗帘缝或工作和服务区域渗入黑暗的房间),这些自然光必然会消除演示(PPT、视频)中的颜色。

 

如何创造完美的活动氛围:活动策划者需要了解的内容

 

创造良好的氛围究竟意味着什么?

氛围不仅仅是氛围,这是您在环境中获得的感觉,比如:会议室,那么就是空间的气氛,它受光、颜色、气味、声音、温度和其他未知因素的影响。

 

氛围还包括对空间的情绪和感觉,以及受到这些光线,颜色,气味,声音和其他未知元素影响后的感觉。

 

有时,多功能厅的外观或许在您的优先级列表中很重要。会议策划者经常被特定场所外观所吸引,但最主要的还是氛围。

 

在拉斯维加斯,俯瞰拉斯维加斯大道的客房需求量很大。尤其到了晚上,灯光璀璨。山景和水景房也很受欢迎,许多客户想要预订这些房间。

 

选择多功能厅时要注意什么

在观看多功能厅时,您首先注意到地板和墙壁覆盖物的颜色和类型。除了满足防火和建筑规范要求外,它们应该没有污渍和确保良好的维修。最好也应该品味高雅,装饰风格独特。

 

装饰会影响食欲吗?(是的,真的!)

在明亮,色彩缤纷的环境中,与会者往往会吃得更多。鲜艳的色彩,如鲜红色,粉红色和亮黄色,刺激食欲。深色和冷色调使食欲减弱。最极端的例子是深绿色,深蓝色,灰色和黑色。

 

您需要考虑如何为接待的(餐饮)付费。如果您按人头支付每人的费用,与会者吃或喝的数量无关紧要,因此您可以拥有鲜艳的色彩。而以消费量为基础进行支付时,在更明亮的房间中的消费也会更高,此时,可以选择更暗或更柔和的颜色和照明以便在最终的账单上节省资金。

 

照明水平和声音

您应该考虑多功能厅的照明和声音功能。如果在用餐期间安排了演讲,则房间不能有任何死角,即房间中没有声音或难以听清的区域。照明应由由可调光的开关来控制,以达到最适当的照明水平。

 

人们倾向于自然光,这可以使房间变暖。荧光灯的寒冷刺眼的眩光会对房间的氛围产生负面影响。虽然白炽灯照明比荧光灯更温暖,但全光谱照明视觉更好。


 有时,如果我对一个活动感到厌倦,我会通过观察和计算吊灯中烧坏的灯泡来自娱自乐。我也会环顾四周看看底板上是否有划痕或脏地毯。这些表明了该物业对维护的态度。如果客人看到吃的场所都不符合标准,我有时会不自然联想道厨房是否保持清洁。——帕蒂休克(酒店教育家,作家和顾问)

 

活动设计和主题对活动产生影响

不要低估活动设计对整体体验的影响。

 

记住,你是为人们创造回忆。我相信你已经参加了许多令人难忘的活动 - 无论记住的是好还是坏。

 

是什么让人难忘?装饰?食物?服务?娱乐?奖项?

 

人们通常只记得特别好和非常坏的。一般的活动很快就会被遗忘。

 

不要犯这些错误

我曾经参加过一场黑领带的BBQ自助餐。你猜对了。客人穿着燕尾服和亮丽的礼服,而他们的自助餐盘装有烧烤排骨。我甚至参加了一场吃玉米棒的招待会。

 

策划者在想什么?餐饮经理在想什么呢?

 

值得冒险的晚餐

与早餐或午餐不同,会议策划者通常在预订晚餐时更具冒险精神:

 

他们通常有更多的钱和时间来策划。

法式和俄式服务方式在晚餐中更普遍。

自助,预置和提前布置的餐饮服务样式更多。

 

颁奖典礼中,娱乐和舞蹈更为常见。

 

许多晚宴只是主题的一部分,比如,是筹款活动或其他类型的主题的一部分,其中餐饮服务只是活动的一部分,很少有晚餐仅用于聚餐的目的。

 

晚餐参与者一般时间较充裕。他们通常不必在晚上参加商务会议或任何其他类型的活动。


如何挑选有吸引力的菜单


许多活动策划者没有足够的烹饪背景或专业知识来规划主要的餐饮功能。例如,我不推荐大批量的牛排,因为重口难调,有的人要吃生一点,有的人要吃熟一点,而一旦切好肉汁渗出后,它就会迅速失去热量。同样,大批量的蛋奶酥(Souffle)也不好。

 

食物必须做的不仅仅是味道好,它必须看起来一样很好,并且呈现出美丽的色泽。我们真的是先用眼睛去吃。今天,随着朋友圈美食现象的出现,许多客人在社交媒体发布他们的饭菜照片。

 

晚餐通常比一般的吃饭重要得多得多。餐饮只是其中的一部分。在帮助客户规划这些重大活动时,您需要与能够与兼顾许多亮点和特色活动的餐饮服务商合作。

 

来自专业厨师对于菜单和服务建议

为会议选择菜单选项听起来像是一个简单的任务,但搞不好它可能是令人生畏的。您可能认为威灵顿牛肉听起来很美味,但是有些人却不喜欢它,因为这种牛肉通常在包裹在酥皮糕点之前先涂上了肉酱(鹅肝)。(你可以要求换做蘑菇涂层。)

 

沟通至关重要。我觉得活动策划者一般都把重点放在餐厅服务的前端(即布置,装饰等),但很多时候都忽略了告诉后厨前面正在发生的事情,一个几乎总是忽略的问题是服务时间(上菜的时间)。许多活动似乎总是迟到开始,但这个信息对于厨师来说至关重要,特别是正式西餐。但是,对自助餐同样重要,你当然不希望食物在餐盘中过度烹饪。——GREG M. PAULSON,厨师,,佐治亚州西北技术学院

 

作为一名厨师,我会关注所有关于宴会活动任务单(BEO)的细节,菜单选择、更具体的时间、流程等。我不希望客人在跑道厨房来催。但是如果大厅前面的人没有通知我们宴会晚点的话,那么西式盘餐的食物(餐)会立即开始失去质量,(如,在热箱中过度烹饪的主菜,沙拉酱放得太早,不同的食物、汤等,需要保持一定的温度和时间内下才有好的口感)。

 

所有各方(前厅后厨)都必须提前了解特殊的膳食结构。我建议您提前介绍这顿晚宴的服务员。通过这种方式,厨师会在上特定菜的时候熟悉他/她们。这对于准备可能含有食物过敏原的菜肴非常重要。

 

许多活动策划者未能在他们的服务合同中告知厨师当晚乐队成员的用餐情况。我曾有几个婚礼宴会,当服务员在服务前一个小时漫步到厨房,告知为乐队提供12份餐。厨师当时满头雾水,“你在说什么?吃什么?”

 

您的晚宴应该避免哪些菜单选项?

有些菜单项要避免,例如:

 

1.太精细不好处理、太容易破碎的东西

例如:一些容易蜕皮的新鲜鱼 – 比目鱼

 

2.任何不容易保鲜的食物(过度烹饪)

示例:Angelhair pasta or scallops(天使头发,即意大利面的一种或扇贝等)

 

3.冷起来快而只有热的好吃的东西

例子:因为这个原因,我不喜欢清蒸。尽管它可以在一个可爱的抛光的不锈钢容器中加热并由服务员装到热杯中,但它似乎总是有点冷,特别是当送至到第7、8和10位客人的时候。

 

顺利的准备晚餐服务:活动策划小贴士


服务至关重要。活动中的许多美食都因服务质量差而被搞砸了。

 

无论餐饮功能的质量如何,餐厅设置和整体氛围如何,服务质量差都会大大降低与会者对活动的欣赏和享受。

 

糟糕的服务将掩盖活动的任何其他闪光的方面。如果缺乏服务,与会者将永远不会高兴。他们通常会记住一个糟糕的经历,而不是一个好的经历。

 

要注意重要的晚餐服务时间

在您想要开始用餐服务之前大约15分钟,开始提醒与会者。这时候要启动音乐,调暗前功能区域的灯光,可响铃,或发出语音通知,告知与会者可进入餐厅并开始就坐。

 

当与会者走进餐厅时,服务员应该准备好站在他们的站位,而不是靠在墙上相互交谈。

从吃到拿走盘子,沙拉套餐应该需要二十到三十分钟。

主菜应该需要大约三十到五十分钟。

甜点应该需要二十到三十分钟。

典型的晚宴活动将需要约两小时的宴会服务。

 

关于活动服务员的比率的指导意见

你曾就服务水平进行吗?

你问过酒店,他们的服务员比例是多少吗?

成功的活动需要配备充足的服务人员。

 

劳动力成本惊人,因此大多数酒店都有员工配备指南。他们制定严格的服务比率。无论服务方式如何,菜单类型或服务员是否负责葡萄酒服务,通常的比例是在餐饮服务中,每32位就餐者配备一名服务员。

 

膳食服务水平可以从每8位客人配1名服务员到每40位客人配1名服务员。虽然大多数餐饮服务人员的人员配备标准是1:32,但如果有葡萄酒或法式宴会服务,活动策划者应尝试协商1:20或1:16,服务员越多当然服务质量越好。

 

除了一般服务员之外,还应该配备协调员(机动服务),每3名服务员配备一名机动服务员(Busperson)。

 

如果传统的坐式就餐,包括俄罗斯,法式宴会或倒酒服务,您通常应该要求每16位与会者配备一名服务员。也就是一名服务员负责两桌,或者3名负责十桌。每6-10桌再增加配备一名机动员。

 

如果有VIP参加的,有不同餐饮需求的,需要配备额外的服务员,配别是主桌需要增加多民定点的服务员。

 

一场活动几道菜?

晚餐通常包括多道菜 - 从3到9道不等。可能包括的如下:

开胃菜

沙拉

Intermezzo

鱼类

主菜:肉类,蔬菜,淀粉类,面包

甜点

甜点、奶酪

饮料

 

选择食物不能冒险

你永远不应该根据自己的喜好选择任何东西 - 无论是食物,音乐,演艺人员还是演讲者。

 

了解与会者的人口统计数据至关重要,但有一些线索信息可以让您概括某些特征。例如,收入较高的人通常对食物更冒险,因为他们可以在很多花哨的餐馆吃不同的东西,他们会介绍独特的食物和制作方法。

 

此外,您应该在评估表中添加一个可以发表评论的部分,以便与会者对食物进行具体点评,而不仅仅是在喜好度量表中进行打分。

 

如何处理特殊膳食和饮食要求:活动策划者的责任

现在对特殊膳食的需求比以往任何时候都多。与会者有各种类型的过敏、喜好、宗教戒律,医生的叮嘱,清真,素食,无麸质,低盐,低脂肪,低碳水化合物和介于两者之间的一切可能。

 

您应该提前制定处理客人特殊膳食要求的程序。最后一刻的请求会把厨房搞晕。因为他们没有事先计划好备餐,以至于不得不偏离原先的工作计划,这就会减慢工作进度,降低服务质量。

 

应要求有特殊需求的与会者事先申报提交特殊膳食请求。他们不应该直接联系餐饮服务商,这可能会引起混淆和混淆。

 

如果有足够的预先警告,场地可以从犹太厨房订购犹太餐。当然,这将产生一笔额外的费用。

 

在犹太食品方面,您必须小心地询问“客人吃什么级别的犹太食品”?(犹太风格,格拉特,用纸还是塑料包装等)当服务100%犹太人的活动时,你得请求拉比的怜悯,有些比其他拉比更苛刻。我曾和一位拉比在一个晚宴上为2000名犹太客人服务,他让我们订购“整只鲑鱼”,这些鲑鱼重达一吨,重量很大,运输成本很高。——LISA LYNN BACKUS,拉斯维加斯里约酒店的餐饮/会议服务经理

 

一些策划者试图要求降低蔬菜或水果盘等价格,因为他们说一盘蔬菜的花费的价格低于牛排的价格。但是,额外准备和提供特殊膳食需要更多的劳动力。特殊餐点的价格应与普通菜单相同或更高。因为,额外的劳动和协调是一项费用。

 

一些策划人员会在登记表上添加备注,要求任何过敏或残障人士与策划人员联系,以便事先安排。全国餐饮与活动协会(NACE)在注册表中打印所有的菜单,参会者需要任何替换提交表格即可。

 

您的活动是否会刺激感官,让人获得真正难忘的体验?

 

有五种不同的感官,嗅觉,触觉,味觉,视力,听力。

 

那么,您是否正在使用所有五种感官来激发与会者参与活动?

 

味觉

 

气味可能是一种强大的感觉。气味通常是我们对刺激的第一反应。有各种类型的气味,包括:

 

香味是指花的味道。请注意,桌花的香味会影响口感并压倒盘中食物的味道。避免在桌子上放置有强烈香味的花朵。

香气通常指食物的气味。培根煎炸的香气,早晨冲泡的咖啡,爆米花爆裂 - 都唤起人们的回忆和期待。

气味是指难闻的气味,如鱼腥味,会议室陈闷的空气,霉味等。

 

与其他感官相比,嗅觉与处理情绪和联想的大脑部分的联系更密切。

 

触摸 

想想您可以感受到的所有不同质地和温度。订购桌布,手感要好,要柔滑的或柔软的。

 

味道

毫无疑问,提供美味的食物要考虑味道,质地和温度。

 

视觉

照明可以为活动创造基调,营造愉悦的氛围。有各种类型的灯可供选择,从挂在榕树上微小的闪闪发光的灯到墙壁和天花板或地板上投影图像的logo灯。

 

色彩唤起感情。红色和橙色是热的颜色,让人兴奋。蓝调和绿色是冷色调和平静的人。正如我们之前提到的那样,与会者将在光线充足的明亮的室内吃喝更多。

 

声音和听觉

听觉是通过检测振动来感知声音的能力。愉快的声音,如接待处或晚餐时的音乐,可以营造一种情绪。热带鸟类的原声带和/或热带的降雨声可以营造夏威夷式宴会的氛围。

 

所以,戴上你的创意思考帽,想出将所有五种感官囊括在你的活动中的想法。

 

从活动入口处就要营造不同凡响的印象


注意,体验,从门口开始。

 

现在,许多活动都融入了“红地毯”走秀的体验,在“Step and Repeat”背景墙前面拍摄照片,这个词语来源于让人们走在背景前面向摄影师摆姿势拍照后离开,而下一个人重复这个动作。

 

灯光,道具,都可以用来增强情绪。图案灯可以在地板和墙壁上创建图像。

 

好的活动入口的一个例子

我曾经参加过印第安纳琼斯主题活动,我们通过飞机机身进入。但也不要太古怪。

 

不好的入口的一个例子

我曾经参加过一个早餐会,在那里我们不得不途径一堆鸡箱。就餐前,这种气味非常令人不快。对于主题活动。活动入口必须反映活动的主题。我在Pinterest上关于入口的图片中有很多不错的创意。

 

在入口处配备服务员,托举着特色饮料,葡萄酒或开胃菜盘,这就是好客的标志。也可以减少排队取餐的人次。


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