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吴话不说 |【办会必看】会议注册系统选型指南

2016/9/1 来源:原创 关键词:263企业会议服务平台 系统 注册 能力 数据 会 中 需要 管理 方面

 吴话不说 
吴一中
31会议副总裁
资深市场运营人
在会议、活动、展览、培训等EVENT执行过程中,使用数字化工具和系统来提升办会效率和参会人体验已经被越来越多的专业办会机构和人事所采纳和推荐。在美国,EVENT产业数字化已经接近40%,在中国一些发达城市或主要会议城市EVENT数字化比例也仅在10%左右。我曾经企业信息化领域耕耘了10数年,企业ERP系统选型、规划、实施方法已经非常成熟,但发现在EVENT 数字化、信息系统建设方法方面还是非常欠缺。上期,我写了一篇关于千人会议签到方案选择的文章《1小时完成千人会议签到的N种高效方法》,获得的非常多的同行反馈,建议我要编写一本关于会议系统选型指南,帮助会议主办方在会议系统选择方面可以更加专业和轻松。
 
今天我想向各位同行介绍下会议注册系统或平台选择的方法,请各位同行补充指正。会议邀约注册是会议过程中非常复杂且关键环节,传统会议管理方法中在会议邀约注册需要投入大量人力,出错的情况也比较多,因此选择一套合适且专业的会议注册系统至关重要。本文笔者花了不少时间整理,很干且长,建议大家收藏,并耐心看完。
 
我认为无论是会议主办单位或是办会的专业机构在选择系统的时候,都需要考虑一下几个类的关键因素:
系统选型因素可以分为4大类关键因素,技术能力、用户体验&数据保障、实施经验、团队能力。
 
首先,讲讲技术能力评价
 
1、 展现层的制作能力
随着移动互联网技术的发展,的会议展现不仅仅满足于会议网站,而是希望更多移动端的展现方式,如会议微网站、H5邀约函、微信公号、APP及代言海报等形式。因此需要了解会议平台是否可以提供便捷的制作工具,相对专业的平台会提供模块化的工具和多样的模板帮助用户便捷的完成制作。在评估时,可以从制作形式的多少,制作是否方便来入手。优秀的平台,可以实现PC端和移动端站点同步生成,也可以独立设置PC端和移动的样式。所有会议功能模块可以通过选择的方式拖拽入页面中,提供使用。
 
 
2、 注册流程配置能力
会议活动中的场景众多,注册流程各不相同,在产品选型方面因重点考虑表单配置能力和注册流程的可配置程度。注册表单的设计是一门学问,在数据收集方面需要考虑需要收集信息,通常嘉宾个人信息、住宿信息、交通信息、其他重要信息(宗教、饮食偏好等)。数据收集既要考虑数据收集的全面性,也要考虑参会人填写的体验,比如商业活动上,我更建议表单要从简,增加参会嘉宾填写意愿。如果对数据分析特别要求的大会,建议在设计表单的时候要提前考虑分析维度所需的字段。
 
会议注册流程和场景方面种类众多,比如国际大会、学术大会上嘉宾会采用定向邀约,媒体的审核制,医学推广会议中的团队报名,经销商会议中常用的企业配额制报名等。专业的注册流程引擎可以快速通过配置或基于模块的改造快速实现。
 
另外还需要考虑的就是注册流程与支付流程、日程选择、酒店预订等模块的对接。
 
 
3、 数据处理能力
会务管理过程中会产生大量数据需要进行处理,因此在MICE行业中一直有着大量的表格哥表格姐,天天辛苦的处理着数据。通过信息化技术,可以帮助到办会人在数据处理方面更加高效。会议注册系统需要有完善的后台管理功能,尤其是数据处理功能。报名数据采集后,实时可以进入系统后台管理,注册数据审核、批量修改更新。由于一场会议会务团队存在多个角色,如管理嘉宾邀请、酒店住宿、交通等,支持多个角色分权管理数据,可以帮助会务组大幅提升效率。
 
4、 系统集成能力
系统集成能力对于大型会议来说尤为重要,本文主要介绍几个关键的集成能力。第一个要介绍的是数据集成能力,注册系统是否可以和会议签到系统、会议互动系统集成,将对整个会议的体验至关重要。传统的注册系统需要在注册完成将数据导出,在导入签到系统或互动系统,无法实现实时的数据同步,如现场报名的同时,可同步进行签到。第二个集成能力是注册表单与展示页面的无缝集成能力,不少大会已经自行建设了官网,注册系统可以提供一个Frame直接嵌入官网页面即可,无缝融合。第三个集成能力为与各类专业服务的集成,如支付通道、短信通道、会员系统等。
 
5、 营销推广支撑能力
无论是会议、展览、培训或其他EVENT都有推广的诉求,营销推广功能将成为新一代注册系统的标配功能。在评估注册系统的营销推广功能,建议可以考虑两个方面:渠道推广和个人分销推广功能是否具备? 推广功能还需要考虑自动对推广业绩的管理与结算,这将帮助会议通过互联网快速推广。
 
 
6、 客户自助服务能力
注册过程中,参会人需要大量服务,如修改报名信息、航班交通信息、获取会议二维码电子票、转增电子票。如这些都依靠人工服务,将消耗大量人力。我们在选择邀约注册系统,可以将是否具备个人中心功能,作为评选标准之一。
 
7、 组织与权限管理能力
在一些企业、培训机构、协会具有多层级的组织结构,需要由每一层级的组织自行管理会议和活动,而总部可以全面管理各下级机构会议和数据。
 
8、 多活动管理能力
多会议活动的管理较单会议活动,管理维度更多,系列会议的发布、按照会议类型或时间维度的数据分析、多场活动中参与人群的管理和分析。如您是多会组织方,推荐您在选择企业级活动管理系统时,需要考虑多活动管理能力,比如31会议 美加管理系统。
 
 
9、 架构扩展能力
优秀系统架构将对系统的扩展性、灵活度带来巨大的帮助。我个人比较推荐行业上广泛应用的SOA架构,底层业务逻辑都封装成一个个独立的业务接口,接口可以适应不同场景的改变,也可以在接口不变的情况下改变前端业务逻辑,来满足个性化需求。比如会议购票逻辑,有不同需求的时候,做一个简单的前端调整即可实现,也不需要重新编译发布。
 
其次,系统的易用性和安全性也是重要的评价指标,易用性方面要考虑到参会嘉宾在填写表单的体验,如表单过长则应该考虑分段填写;注册的各个关键环节应该设置必要的消息通知,保证参会嘉宾了解全过程;安全性方面,对于国家级会议主办方尤为重要,需按照国家三级等保要求,对系统防攻击、防入侵、数据加密方面有很高的要求。在技术上可以通过专业的安全检查机构来保证平台的安全,在商务协议方面可要求供应商提供保密协议进行约束。大部分数据安全问题都来源于关系型数据库的SQL注入漏洞,因此在选型时可以优先考虑非关系型数据的系统,如MongoDB。
 
基于上述会议注册系统的技术因素指标,我针对商业会议、社团学术会议、国际大会、培训课程、企业内部会议做了选型模型供大家参考。
 
 
以上这五类会议注册系统选型雷达图中,橙色区域显示了不同类型会议或培训课程在11个维护上的系统要求,商业会议更重视易用和推广,学术会议中的注册流程不仅仅满足基本的注册,还会涉及到征文、评选等特定场景,大型培训课程则非常关心数据的管理、课程的影响以及学员在注册支付环节的易用性和自助服务能力。上述模型可供大家在选型工作中参考,欢迎各位同行给予积极的反馈,一起来完善这个选型方法。另外,项目经验和团队能力也是需要关键因素,主办单位可以将这两项也纳入选型评估范畴。
 
31会议提供了会前、会中、会后全程的数字化管理工具,在注册邀约阶段提供了网站、微站、APP、微信公号、海报、邀请函等多形式的展现制作平台与服务,提供了20种内置报名流程,功能全面的自助服务中心等。在营销推广、数据处理、平台架构扩展能力、易用性、安全性方面也有不俗的表现。在经验方面,31会议服务团队服务过非常多会议,他们都在使用31的产品与服务:
 
 
中国网络视听大会
世界互联网大会
中国机器人大会
国际低碳城论坛
携程商旅大会
酷派集团年会
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