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1小时内完成千人会议签到的N种高效方法

2016/8/2 来源:原创 关键词:签到 � � 会 参 263企业会议服务平台 嘉宾 证件 方案

 

这些年参加过很多会议,也做过不少国际大会的执行策划,发现会议签到是会议中非常重要的环节。根据会议类型的不同,规模、与会嘉宾性质等多种因素,签到方式各不相同。但细心的你,也许会发现会议签到缺少标准,一场会议的签到很多情况下还是基于会议执行方的经验。经常有好友要办会时,会来咨询签到方案:

什么样子的签到方案最适合他的会,需要多少人?多少成本?多少时间可以完成?如何保证签到的质量与体验。

今天我想借此文,梳理一下签到的场景方案,也许可以帮到办会从业者更方便的选择会议签到方案,当然我今天所讲的方案都是指现代化的数字科技签到,传统的签字打钩签到就不在范围内了。

之所以以1小时内完成千人会议签到作为主题,是因为很多会的签到时间都会集中于会前的1小时,这一小时的签到效率决定这个会议签到环节的成败。另外,也可能与我个人学习经历有关系,更喜欢有一个可以量化衡量的坐标系。下面我们来看看我们有哪些高效的方案。

在常规的商业会议和活动中会采用签到后发放预制证件,证件上无参会人个人信息,为统一字样和背景(如嘉宾证)。参会人员到达会议现场,出示主办方提前发送的二维码电子票,通过电子签到软件扫描二维码确认参会者身份,并发放证件。 

场景1:

商业会议与活动

签到后发放预制统一参会证件

签到速度:400-600人/小时

签到通道:建议3-4个通道

签到员数量:4人设备&软件:PAD MINI & 31会议助手

签到员培训时间:10分钟以内

签到体验:🌟🌟🌟🌟创新指数:🌟🌟 签到复杂度:🌟

 

成功案例:金错刀千人大课签到,1200人,5个签到通道,30分钟完成签到,签到速度480人/每小时

场景2:行业会议&国际会议

签到后发放预制带个人信息参会证件

行业会议相对比较正式,主办单位提前预制带有参会嘉宾的姓名、单位、相片等信息参会证件(PVC硬卡或是纸质印刷证件)。这个模式下,如何在早晨1个小时内将这些参会证件正确无误的发放到参加嘉宾手中是一个挑战。在1千张卡中,找到一张卡片并不容易,即使通过姓氏排序。有什么高效的方案吗?

我们会在电子签到系统中为每一位参会嘉宾自动生成一个物料标号,通常为01-099的格式,并将其打印在证件上。 也就意味着我们将1000张参会证件分成了10组,每组100张。参会嘉宾达到现场后,出示二维码或手机号或姓名,签到员通过电子签到软件进行扫描或输入,确认身份,这个时候签到设备上会出现非常有意思的一个画面,会自动告知签到员,这个参会嘉宾的卡片是第几堆,第几张。签到员可以在10秒以内定位并找到参会证件,给到参会嘉宾。

签到速度:300-360人/小时

签到通道:建议4个通道

签到员数量:4人设备&软件:PAD MINI & 31会议助手

签到员培训时间:15分钟以内

签到体验:🌟🌟🌟🌟创新指数:🌟🌟🌟签到复杂度:🌟

成功案例:首届世界互联网大会,参会嘉宾2000人+,签到通道8个,参会嘉宾签到台平均停留时间小于30秒。

场景3:学术会议&行业论坛

签到并现场制作个性化参会证件

会议和论坛签到时,参会嘉宾多种身份,由于信息收集难度大,无法预先制作和发放参会证件,需要在签到过程中实现证件的制作。参会嘉宾抵达会议签到区,出示带有二维码的参会邀请函(也可电子版),签到员扫描二维码确认身份,自动打印带有嘉宾个人信息的证件。由于证件上打印的信息可以预先配置,除了姓名、身份、单位等基本信息外,还可以打印如座位号、晚宴厅甚至个人日程。现场也可采集嘉宾头像,同步将嘉宾头像打印参会证件上或投放到大屏幕上,给嘉宾更棒的体验。

签到速度:180-240人/小时

签到通道:建议5个通道

签到员数量:5人设备&软件:笔记本电脑、高速打印机、二维码扫描器 & 31会议助手

签到员培训时间:30分钟以内

签到体验:🌟🌟🌟🌟🌟创新指数:🌟🌟🌟签到复杂度:🌟

成功案例:第二届,第三届中国网络视听大会,1800人,8个签到通道,1小时内完成预报名嘉宾签到,签到速度225人/小时

场景4:公关&营销活动,

预报名占比低,需要收集参会人员信息

公关、营销活动会通过宣传广告和各种邀约渠道,吸引大量人群前往参与。现场需要签到验证身份和计数,但更重要的是可以通过微信签到对空降人员进行自动人员信息采集,实现对数据的采集和留存。微信签到究竟是什么样的场景呢?现场方式大量印刷有微信签到的二维码和流程的易拉宝,参会人员到达会议现场,自行扫描二维码进入微信签到页面。如已经报名,输入手机号匹配身份即可完成签到。如是现场空降人员,在输入手机号后自动进入信息登记页面采集信息通过后完成签到。微信签到的优势在于参会人自助签到,签到过程相对自由,可以多人同时签到。

签到速度:大于10000人/小时

签到通道:建议5-10个易拉宝

签到员数量:可以不设置签到,或安排少量礼仪来引导参会嘉宾设备&软件:易拉宝 & 31微信签到

签到员培训时间:10分钟以内

签到体验:🌟🌟🌟🌟创新指数:🌟🌟签到复杂度:🌟

 

成功案例:四季沐歌2015经销商年会,通过微信签到高速完成嘉宾和经销商签到,同时收集登记了各路来宾信息。

场景五:高逼格企业年会,

希望签到既体面、又快速,还要安全。这要求也太高了。

有牛叉的企业搞周年庆,请来了各位大神,宾客云集,场面盛是壮观,签到的逼格和体验那是必须最好的。会务组的伙计估计要发愁了,体面、快速、安全这六个字并如容易实现。在这个场景上,我体验过三种非常科技化的签到方式(至少我是这么认为的)。 第一种RFID无障碍闸机签到,在会场的多个出入口放置闸机,参会人胸牌里内置签到RFID芯片,步行通过闸机时瞬间完成签到,屏幕上同步显示参会人信息。签到速度可以达到1-2秒通过1个人。 第二种地毯签到,逼格更高了。只需红地毯下面放上一块签到地毯,嘉宾走过地毯即可完成签到。好神奇的签到! 第三种人脸识别签到,这个就比较有意思。参会嘉宾只要走过签到通道,人脸识别签到系统即可自动捕获头像与库内匹配,判断是否是受邀嘉宾,匹配通过后,大屏幕显示参会嘉宾照片并提示签到通过。比较好玩的可以同步把头像传到签到LOGO墙组合图案。人脸识别技术虽然已经发展了比较长的一段时间,但仍旧没有一家供应商可以实现100%的识别,如果非常介意识别效率的会议,建议谨慎考虑这个方案。 

签到速度:1500-2000人/小时

签到通道:建议2-3个通道

签到员数量:2-3人

设备&软件: RFID闸机、人脸识别器、签到地毯、电脑& 31会议助手

签到员培训时间:1小时以内

签到体验:🌟🌟🌟🌟🌟创新指数:🌟🌟🌟🌟🌟签到复杂度:🌟🌟

 

成功案例:恒大集团20年周年庆,11000人,90分钟完成签到。会场入口处4组签到通道,签到速度高达1833人/每小时

以上是针对千人会议,介绍了5个会议场景下如何实现1小时内完成签到的高效科技方案,有些方案高效且容易实现,我个人非常推荐的。当然大家对那些科技指数非常高的方案,感兴趣,也不用担心学不会,行业里已经有了不少像31会议这样的专业服务供应商,为大家新科技的应用保驾护航。如今的时代每个行业都在飞速发展,支付宝让支付体验到了极致,微信让朋友社交再也没有了距离这个概念,会议行业从业者必须去拥抱这个科技时代,为这个行业带来新的机遇。 希望这篇图文可以在各位主办方、会议服务同行设计签到方案时候,可以带去一些启发或参考。大家如果更好的高效方案,不妨在图文的留言中留下您的方案,让我们一起来探索会议签到最佳实践。

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